VCVDemoDayでUnileverのIT分析部門のAndrey Kuzmichev氏は、IT開発への追加投資を実施したにもかかわらず、同社がインターンを選考する際にチャットボットを起用することで、経費削減について語ってくれました。

ごく最近まで、候補者の選考プロセスは、応募、テスト、人事や経営陣との面接というように、一般的な形式で行われていました。

もし弊社で従来の選考方法を使い続けていたら、どうなっていたでしょうか？
弊社のインターンシップは年に2回実施され、毎回2000件以上、年間4000件以上の応募があります。以前は、すべての候補者にテスト用のリンクを手動で送信していました。候補者がリンクを受け取るまでに2~4日かかり、その後実際のテストが行われます。求職者はテストを完了するのに3日ほどかかります。

求職者がその期間内にテストを受けることができなかった場合は、再度リンクを編集し直す必要がありました。その後、私たちがメールでテスト結果を送るまで待つことになります。

その後は同じように、すべての作業もすべて手作業で行っていました。

おまけに、Skypeで行ったインタビューは、ひとりの面接官が1つの面接に対して、1時間もかかっていました。 結果、弊社でのインターンシッププログラムでの採用には、1か月半の時間帯がかかってしまう状況が続いていました。

これらの問題に対して、どのように解決すればよいでしょうか？
ロシア文化の中で、それぞれの企業が直面する最も典型的な２つの問題となっています。
解決方法の1点目はランディングページのアンケートをチャットボットに置き換えることにしました。 VCVのプラットフォーム（企業と利用者が結びつく場所を提供すること）でのビデオインタビューは、人事との面談を部分的にですが、代わりとなりました。
並行して、テスト結果の確認とVCVビデオインタビューへのリンクを自動化しました。これまで手動で行っていたが、昨年の春よりこの機能をチャットボットで行っています。フィードバックのためにリンクを送信するプロセスも自動化されており、管理者がVCVプラットフォームに一定のステータスを設定すると、ボットは即座にフィードバックを候補者に送信します。

実際、どのように運用しているでしょうか？
候補者は、約5~10分でボットにアプリケーションを送信し、数秒以内に適性検査のリンクを受けとり、受験します。企業が受験結果のデータを処理する必要があるため、候補者はテスト結果がわかるのに1~2日かかります。適性検査の終了後、候補者はVCVのビデオインタビューリンクを受け取ります。その後、ビデオインタビューの内容はマネージャーが確認し、合否結果を決定します。

対面ではない選考のため、マネージャー達はこのインタビューに懐疑的ではあったものの、経営者達は「効率化」を考える上で非常によいシステムだと認識してくれています。

現在そのおかげで、ビデオインタビューを合格した、優秀な候補者のみが対面での面接を受けることができ、選考にかかる時間を半分に短縮しました。
以前は候補者が1か月以上フィードバックを受け取ることができず、状況確認のために採用担当者のEメールを検索したり、採用担当者に連絡をしたりしていましたが、その対応時間もほとんどなくなりました。

さらに採用担当者は、ルーティンワークの業務が少なくなります。人事部は唯一対応する必要があるタスクは、ボットの作業を監視することです。これは、候補者が生年月日、名前、姓などの入力ミスにより、ボットの操作に影響を与える可能性があるからです。多くの候補者はチャットボットシステムに慣れていないため、関連情報を追加しないことがあります。ロシアのソーシャルメディアサイトであるVKプロフィールで、求職者の職歴などを確認する業務は、人事の業務のひとつでもありました。ロシアでは、多くの人が利用しているSNSのVKを検索プラットフォームとして選び、連携することにしました。チャットボットのテスト結果を2分でダウンロードすることも可能です。人事部や管理職と面接スケジュールを調整する仕事量も大幅に減少しました。